Obblighi dell’importatore nel Regolamento (UE) 2023/988 (GPSR): una guida pratica
Con il Regolamento Generale sulla Sicurezza dei Prodotti (UE) 2023/988 (GPSR), l’importatore assume un ruolo non delegabile: garantire la sicurezza e la conformità dei prodotti prima della loro immissione sul mercato UE.
Questa responsabilità impone una verifica proattiva della documentazione e della tracciabilità del produttore. Ignorare questi obblighi espone l’azienda a rischi operativi severi, come blocchi in dogana, sanzioni e richiami di prodotto, con conseguenze dirette sulla continuità del business e sulla reputazione aziendale.
Il ruolo strategico dell’importatore
Il GPSR, pienamente applicabile dal 13 dicembre 2024, non è un semplice aggiornamento normativo, ma un bivio strategico che può influire sulla continuità operativa delle aziende che importano nell’Unione. Questa normativa ridefinisce radicalmente gli obblighi degli operatori economici, trasformando l’importatore in una figura chiave del sistema di vigilanza.
Per un importatore la conformità al GPSR è un imperativo di business. Un mancato adeguamento non è un’ipotesi remota, ma una minaccia concreta che si traduce in rischi operativi e finanziari: blocco delle merci in dogana, interruzione della supply chain, sanzioni e danni reputazionali difficili da recuperare.
Adeguarsi non è solo una misura difensiva, ma un’opportunità per posizionarsi come un partner affidabile e qualificato, un vero e proprio vantaggio competitivo in un mercato sempre più esigente.
Chi è l’importatore secondo il GPSR?
Identificare correttamente il proprio ruolo nella catena di fornitura è il primo passo fondamentale, poiché il GPSR assegna a ogni operatore responsabilità specifiche e non delegabili. Un errore di valutazione si traduce in una grave lacuna di conformità e in un’esposizione diretta ai rischi operativi.
Secondo l’articolo 3 del GPSR, un importatore è definito come:
qualsiasi persona fisica o giuridica stabilita nell’Unione che immette sul mercato dell’Unione un prodotto originario di un paese terzo.
In altre parole, se un’azienda ha sede in UE e introduce per la prima volta un prodotto da un paese extra-UE (come Cina, Regno Unito o Stati Uniti) per venderlo nel mercato europeo, tale azienda è l’importatore. Questo vale indipendentemente dal canale di vendita (distribuzione tradizionale o e-commerce) e si applica a tutti i prodotti destinati ai consumatori in UE.
Questa definizione non è una mera formalità: attiva una serie di obblighi non delegabili, il più critico dei quali è la verifica preliminare della sicurezza del prodotto.
Il GPSR e gli obblighi dell’importatore: la responsabilità principale
Il Regolamento (UE) 2023/988 (Art. 11) trasforma l’importatore nel primo baluardo della sicurezza, con una responsabilità non delegabile: la verifica proattiva.
Ignorare questa fase non è solo una violazione normativa, ma espone a un blocco immediato delle merci e a costi operativi imprevisti. L’importatore non è un semplice intermediario logistico, ma un “checkpoint” di conformità che agisce per conto del mercato europeo.
Prima di immettere un prodotto sul mercato, chi importa deve esigere e verificare che il fabbricante abbia adempiuto ai suoi obblighi (Art. 9), effettuando i seguenti controlli:
- Controllo della documentazione tecnica: l’importatore si accerta che il fabbricante abbia redatto la documentazione tecnica (Art. 9, par. 2). Questo fascicolo deve contenere almeno una descrizione generale del prodotto e, soprattutto, un’analisi dei rischi possibili e delle soluzioni adottate per eliminarli o attenuarli.
- Verifica delle informazioni di tracciabilità: è obbligatorio controllare che sul prodotto sia apposto un numero di tipo, lotto, serie o un altro elemento che ne consenta l’identificazione univoca (tracciabilità) (Art. 9, par. 5).
- Controllo dei dati del fabbricante: È fondamentale assicurarsi che il nome del fabbricante, la sua denominazione commerciale e i suoi indirizzi di contatto (postale ed elettronico) siano chiaramente indicati sul prodotto, sul suo imballaggio o su un documento di accompagnamento (Art. 9, par. 6).
Oltre a questi controlli, il Regolamento impone una responsabilità diretta: l’importatore deve indicare il proprio nome, la denominazione commerciale, l’indirizzo postale e l’indirizzo elettronico sul prodotto (o, se non è possibile, sull’imballaggio o in un documento di accompagnamento).
Queste verifiche non sono una mera formalità burocratica; sono la chiave per superare il primo, e più concreto, ostacolo operativo: il controllo doganale.
Il rischio più concreto: cosa succede se la dogana blocca la merce?
Il rischio più immediato e paralizzante per la continuità del business di un importatore è il blocco delle merci in dogana. Con il GPSR, le autorità doganali, come l’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli (ADM) in Italia, hanno poteri rafforzati per fermare l’ingresso nel mercato UE di prodotti non conformi.
Come specificato nella circolare n. 16/2025 dell’Agenzia delle Dogane sui controlli GPSR, l’autorità effettua controlli mirati basati su analisi dei rischi e segnalazioni del sistema Safety Gate. Se un prodotto viene sospettato di non essere conforme, le autorità attivano la procedura di “sospensione dello svincolo” e la merce viene trattenuta in attesa della valutazione dell’autorità di vigilanza del mercato. L’impatto sul business può essere importante:
- Blocco totale della supply chain: container fermi per settimane, clienti insoddisfatti e penali contrattuali che si accumulano. Questo è il risultato diretto di una non conformità.
- Escalation dei costi: spese impreviste di magazzinaggio, contro-analisi e gestione amministrativa si sommano.
- Rifiuto dell’immissione in libera pratica: se la non conformità è confermata, la merce può essere respinta e, nei casi più gravi, distrutta a spese dell’importatore.
- Danno reputazionale: una segnalazione nel sistema AIDA Falstaff-Rapex (il sistema che integra gli allarmi doganali nazionali con la rete di allerta rapida europea Safety Gate, ex RAPEX) etichetta l’azienda come operatore a rischio, aumentando la probabilità di controlli futuri e minando la credibilità aziendale.
Superare il controllo doganale è solo il primo passo. La vera prova di responsabilità emerge quando un prodotto già in circolazione si rivela pericoloso, attivando un protocollo di intervento non più opzionale, ma obbligatorio.
Cosa fare se un prodotto si rivela pericoloso?
Il GPSR (Art. 11) impone un protocollo di risposta ferreo e non negoziabile: se un importatore ritiene o ha motivo di credere che un prodotto importato sia pericoloso, deve attivare azioni strutturate e obbligatorie. L’inerzia non è un’opzione e comporta gravi conseguenze legali e operative.
Chi introduce la merce nel mercato UE deve seguire scrupolosamente questi passaggi:
- Non immettere il prodotto sul mercato: se il pericolo viene identificato prima della vendita, è tassativamente vietato introdurre il prodotto nel mercato. Deve essere trattenuto fino alla sua messa in conformità.
- Informare il fabbricante e le autorità: se un prodotto è considerato pericoloso, l’importatore deve informare immediatamente il fabbricante e, allo stesso tempo, le autorità di vigilanza del mercato competenti. Questa comunicazione è obbligatoria e deve avvenire tramite il portale europeo Safety Business Gateway.
- Adottare misure correttive: per i prodotti già sul mercato, l’importatore deve assicurare che vengano intraprese le azioni correttive necessarie. A seconda del rischio, queste includono il ritiro (qualsiasi misura volta a impedire la distribuzione di un prodotto nella catena di fornitura) o il richiamo (qualsiasi misura volta a ottenere la restituzione di un prodotto già fornito al consumatore).
- Informare i consumatori: in caso di richiamo, è fondamentale garantire che i consumatori siano informati in modo diretto, chiaro ed efficace sul rischio e sulle modalità per ottenere un rimedio.
Questi doveri procedurali consolidano il ruolo dell’importatore come figura centrale, che nella maggior parte dei casi assume di fatto la funzione di “persona responsabile” per i prodotti extra-UE.
L’importatore come “persona responsabile” nell’Unione Europea
Uno dei concetti più impattanti del Regolamento (Art. 16) è quello della “persona responsabile“, che fa riferimento all’Art. 4 del Regolamento (UE) 2019/1020 (“Market Surveillance”). L’obiettivo è inequivocabile: garantire sempre la presenza di un soggetto giuridico nell’UE su cui le autorità possano rivalersi per la sicurezza e la conformità di un prodotto.
Quando il fabbricante ha sede fuori dall’UE, l’importatore diventa automaticamente la persona responsabile. Questa responsabilità scatta per il semplice fatto di essere il primo operatore a immettere quel prodotto nel mercato dell’Unione, a meno che il fabbricante non abbia formalmente designato, con mandato scritto, un “rappresentante autorizzato” stabilito nell’UE. Assumere questo ruolo significa diventare il punto di riferimento legale per le autorità.
Il principio generale è che, per ogni prodotto, deve esserci sempre qualcuno stabilito all’interno dell’Unione in grado di dimostrare alle Autorità che il prodotto è sicuro e conforme.
I compiti della persona responsabile sono strategici e includono:
- Fungere da punto di contatto ufficiale per le autorità di vigilanza del mercato.
- Verificare che la documentazione tecnica del prodotto sia stata redatta e tenerla a disposizione per eventuali ispezioni.
- Fornire, su richiesta motivata, tutta la documentazione necessaria a dimostrare la conformità del prodotto.
- Cooperare attivamente con le autorità per eliminare o mitigare i rischi, informandole se si ritiene che un prodotto presenti un rischio.
Domande frequenti (FAQ)
1. Sono un piccolo importatore e vendo solo online. Questi obblighi valgono anche per me?
Sì, senza alcuna eccezione. Come chiarito dall’articolo 4 del GPSR, il regolamento si applica a tutti i prodotti venduti ai consumatori dell’UE, indipendentemente dalle dimensioni dell’azienda o dal canale di vendita (online o offline). La sicurezza dei prodotti è un requisito non negoziabile per chiunque operi nel mercato unico.
2. Chi è la “persona responsabile” e come faccio a sapere se sono io?
Se il fabbricante del prodotto ha sede fuori dall’Unione Europea, l’importatore stabilito nell’UE è automaticamente la persona responsabile. L’unica eccezione è se il fabbricante ha conferito un mandato scritto formale a un “rappresentante autorizzato”. In sintesi, se siete voi a immettere per la prima volta il prodotto extra-UE sul mercato, siete voi la persona responsabile di fronte alla legge.
3. Importo prodotti dalla Cina. Cosa devo chiedere concretamente al mio fornitore per rispettare il GPSR?
Dovete esigere e verificare l’esistenza della documentazione tecnica, che deve contenere l’analisi dei rischi. Assicuratevi che il prodotto riporti le marcature di tracciabilità (es. numero di lotto) e che i dati di contatto completi del fabbricante siano presenti sul prodotto o sull’imballaggio. Infine, chiedete conferma che questa documentazione possa essere fornita alle autorità europee in una lingua per loro comprensibile.
4. Devo creare una “dichiarazione di conformità GPSR” per i miei prodotti?
No. A differenza di alcune normative armonizzate (come quelle che richiedono la marcatura CE), il GPSR non prevede una “Dichiarazione di Conformità” formale. Il documento chiave è la documentazione tecnica redatta dal fabbricante, che voi, come importatori, avete l’obbligo di verificare e tenere a disposizione delle autorità.
5. Cosa succede in pratica se la dogana ferma la mia merce per un controllo GPSR?
Come indicato nella circolare dell’Agenzia delle Dogane, l’ufficio doganale “sospende lo svincolo” della merce e notifica l’Autorità di Vigilanza del Mercato. Questo processo causa un’immediata interruzione della supply chain, con ritardi nelle consegne e costi aggiuntivi (magazzinaggio, gestione) mentre si attende la valutazione dell’autorità, che deciderà se ammettere, respingere o addirittura distruggere la merce.
Importare in sicurezza!
Non lasciare che il GPSR diventi un ostacolo.
Sono a disposizione anche per una conversazione informale e senza impegno.